なぜExcelのバージョン管理は泥沼にはまるのか
「確定版_最終_20240328_修正2.xlsx」——そんなファイル名に見覚えはないでしょうか。Excelはファイルをローカルに保存するため、更新のたびに「新しいファイル」が増えていきます。メールで共有すれば受信者それぞれのPCに別バージョンが生まれ、誰かが修正するたびに「どれが最新か」がわからなくなっていきます。
問題はファイルの数が増えることではありません。「どれが本当の最新版か、誰にも確信が持てない」という状態が生まれることです。そしてこの状態は、関わる人数が増えるほど、運用期間が長くなるほど、確実に悪化します。
ファイル名が「最新」を裏切る3つのタイミング
バージョン管理の泥沼は、次の3つのタイミングで特に深刻になります。
- 複数人が同時に編集したとき。 Aさんが午前中に修正したファイルと、Bさんが午後に修正したファイル。どちらも「最新版」を主張します。どちらの変更が正しいか判断できないまま、手動でマージ作業が始まります。
- 担当者が変わったとき。 前任者が作ったExcelを引き継いだとき、どのファイルが「生きている」バージョンなのかわかりません。バックアップとして保存されていたファイルが、いつの間にか本番ファイルと混在する事態も珍しくありません。
- リモートワーク環境で作業したとき。 社内の共有フォルダと個人PCとの間でファイルを行き来させると、同期のタイミングによっては古いバージョンで上書きされるリスクがあります。「上書きしてしまった」という報告は、リモートワーク普及後に急増しています。
kintoneなら「常に最新」が当たり前になる理由
kintoneはクラウド上でデータを一元管理するため、「ファイル」という概念が存在しません。誰かがレコードを更新すれば、その瞬間に全員が最新データを参照できます。複数の「最新版」が乱立することは、構造上ありえないのです。
さらに、更新履歴は自動的に記録されます。「誰が・いつ・何を変えたか」を後から確認することが可能なため、「いつの間にか変わっていた」という事故が起きた場合でも、原因の特定が容易です。バージョン管理という概念そのものが不要になります。
ファイルを探す時間を、本来の業務に充てるために
「最新ファイルを探す」「バージョンを確認する」「手動でマージする」——これらはすべて、本来の業務価値を生まない作業です。ある調査では、ビジネスパーソンが情報検索に費やす時間は1日平均1.8時間とも言われています。
kintoneへの移行は、こうした「管理コスト」を根本から削減することを意味します。Excelをすべて捨てる必要はありません。まずは「複数人が更新するExcel」から移行するだけで、チーム全体の生産性に大きな変化が生まれます。
どのExcelから移行すべきか迷っている方は、ぜひ一度ご相談ください。現在の運用を拝見した上で、最もインパクトの大きい移行プランをご提案します。